Bentuk organisasi Pengadaan Barang/Jasa akan ditentukan oleh beberapa pertimbangan disesuaikan dengan kapasitas pengadaan, kharakteristik pengadaan dan tujuan dari proses pengadaannya sendiri. Pertama yang harus dipertimbangkan adalah ukuran dan struktur organisasi dan bagaimana desain pembagian tugas dan kewenangan diantara bagian dalam organisasi. Kedua adalah bagaimana mekanisme kerja dan mekanisme koordinasi diantara organisasi agar terbangun kerjasama yang optimal.

Penentuan struktur organisasi bisa juga didasarkan pada struktur hierarki atau struktur berjenjang khususnya terkait dengan pengambilan keputusan dan penyampaian laporan. Pembagian struktur kewenangan didalam pengadaan penting untuk diatur agar proses dapat berjalan dengan tertib dan menjaga potensi penyalahgunaan kewenangan. Disisi lain pengaturan jenjang organisasi juga merupakan bagian dari proses ceck and balances untuk memastikan proses pengawasan dapat dilakukan dengan efektif. Namun demikian, didalam mengatur struktur atau jenjang kewenangan jangan sampai terjebak pada rantai “birokratisasi” yang panjang dan lama, namun pada sisi lain tidak memberikan nilai tambah bagi organisasi.

Penanggung-jawab utama Pengadaan Barang/Jasa biasanya adalah seorang Manajer Pengadaan Barang/Jasa yang akan bertanggung-jawab kepada serorang Direksi Perusahaan. Dibeberapa organisasi kecil, bahkan proses pengadaan hanya dilakukan oleh satu atau beberapa tenaga pembelian langsung yang bertanggung-jawab kepada Direktur atau Direktur Utama. Penentuan struktur atau besarnya organisasi Pengadaan Barang/Jasa akan ditentukan terutama oleh kapasitas pengadaan yang harus diproses oleh suatu organisasi. Faktor-faktor yang Menentukan Ukuran dan Bentuk Organisasi :

a. Sejarah Pengadaan
Faktor terpenting dari penentuan bentuk dan struktur organisasi Pengadaan Barang/Jasa adalah sejarah perusahaan atau umur perusahaan. Untuk organisasi baru, Pengadaan Barang/Jasa biasanya akan dilakukan dengan cara sederhana melalui proses pembelian langsung oleh seorang atau beberapa orang staf pembelian kepada Penyedia yang dianggap terbaik. Sejalan dengan perkembangan waktu dan perkembangan perusahaan yang semakin besar, dengan anggaran yang semakin besar dan peran pengadaan semakin penting, maka bentuk struktur organisasi pengadaan akan semakin membesar. Pada suatu fase bisa saja organisasi pengadaan masuk kedalam jajaran Direksi khusus Pengadaan Barang/Jasa.

b. Tipe Organisasi
Setiap organisasi memiliki kebutuhan barang/jasa yang spesifik sesuai dengan tipe atau jenis organisasi. Untuk suatu organisasi mungkin membutuhkan bahan mentah yang banyak dan kemudian diproses menjadi bahan jadi. Namun organisasi tertentu hanya membutuhkan jasa dan tidak membutuhkan barang atau material. Ada juga organisasi yang membutuhkan ribuan jenis barang/jasa, namu organisasi lain membutuhkan barang/jasa tidak lebih dari lima jenis barang/jasa. Demikian juga dari kompleksitasnya, ada organisasi yang membutuhkan barang/jasa yang kompleks, namun ada juga yang hanya membutuhkan barang/jasa yang sederhana. Organisasi Pengadaan Barang/Jasa akan menyesuaikan dengan tipe organisasinya, kompleksitas kebutuhan barang/jasa dan jenis kebutuhannya.

Semakin besar suatu organisasi atau semakin bervariasi dan kompleks kebutuhan barang/jasa suatu organisasi, maka Organisasi Pengadaan Barang/Jasa-nya akan semakin besar dengan hierarki yang semakin panjang. Organisasi Pengadaan Barang/Jasa harus mampu menjawab kebutuhan organisasi dan memastikan Organisasi Pengadaan Barang/Jasa mampu merespon semua kebutuhan dan mampu menciptakan mekanisme pengadaan terbaik yang bermuara pada peningkatan daya saing dan value perusahaan.

c. Total Anggaran Pengadaan
Perusahaan-perusahaan besar seperti Honda, Daimler dan Chrysler menghabiskan anggaran untuk Pengadaan Barang/Jasa tidak kurang dari 60% sd 70% dari total pendapatan perusahaan. Untuk industri komputer dan telekomunikasi seperti IBM, Cisco, Hewlett-Packard dan Sun Microsystem, pengadaan memainkan peran yang sangat vital. Jumlah pengeluaran perusahaahn-perusahaan tersebut mencapai 60% dari total pengeluaran.Besaran anggaran Pengadaan Barang/Jasa akan mempengaruhi bentuk dan besar struktur Organisasi Pengadaan Barang/Jasa. Untuk Industri besar dengan skala pengadaan global yang besar, maka Organisasi Pengadaan Barang/Jasa yang akan dibentuk merupakan organisasi besar dan bersifat global dengan dipimpin seorang Chief Purchasing Officer.Untuk perusahaan kecil biasaya tidak memiliki Organisasi Pengadaan Barang/Jasa yang khusus. Cukup menugaskan satu orang personil pembelian atau menentukan dua personil pembelian satu untuk barang dan satu untuk jasa.

d. Tren Pengadaan
Trend Pengadaan global terus berkembang dan pengadaan menggunakan eMarketplace semakin banyak digunakan sebagai pengganti proses pengadaan konvensional melalui pelelangan atau pembelian secara manual. Kemajuan tren dan teknologi pengadaan akan mengubah cara pandang mengenai Organisasi Pengadaan Barang/Jasa. Dengan menawarkan kemudahan dan kecepatan dalam proses Pengadaan Barang/Jasa, maka kebutuhan untuk membangun Organisasi Pengadaan Barang/Jasa yang besar semakin ditinggalkan. Bahkan beberapa organisasi pengadaan sudah tidak lagi membutuhkan tenaga pengadaan karena proses pengadaan melalui eMarketplace menjadi sangat mudah dan tidak menuntut profesionalisme yang tinggi.

Begitu juga trend Agen Pengadaan, dimana suatu organisasi tidak lagi perlu untuk membentuk Organisasi Pengadaan Barang/Jasa sendiri, namun bisa menyerahkan semua kebutuhan barang/jasa kepada Agen Pengadaan. Penggunaan Agen Pengadaan, khususnya untuk organisasi menengah kebawah yang sebagian besar merupakan pengadaan sederhana dan bersifat rutin, akan menghemat banyak waktu, sumber daya dan biaya.

Tren pengadaan dan kemajuan teknologi semakin memudahkan proses Pengadaan Barang/Jasa. Sehingga kebutuhan dan ketergantungan pada Organisasi Pengadaan akan semakin menurun.

Khusus untuk perusahaan menengah dan besar yang bersifat spesialisasi, maka penggunaan Agen Pengadaan masih relatif beresiko. Hal ini dikarenakan, proses Pengadaan Barang/Jasa pada perusahaan besar seperti Honda atau iPhone terkait dengan riset dan development yang setiap waktu bisa menghasilkan jenis kebutuhan material yang berbeda, sejalan dengan perkembangan teknologi kendaraan dan teknologi smartphone. Namun untuk kebutuhan-kebutuhan rutin dan standar bisa menggunakan eMarketplace atau Jasa Agen Pengadaan.

Ditulis oleh : Nandang Sutisna, S.T., M.T.